fbpx

Adjoint(e) administratif(ve)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe dans le domaine de la philanthropie. Relevant de la Directrice Talent & Culture, vous serez au cœur de nos opérations quotidiennes, jouant un rôle essentiel à la réception pour l’accueil des visiteurs et donateurs, pour le traitement des appels et des courriels entrants ainsi que pour offrir un soutien administratif à l’équipe. Si vous êtes une personne proactive, avec un excellent sens du service à la clientèle, de grandes habiletés interpersonnelles et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, ce poste pourrait être pour vous!

Responsabilités principales

  • Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d’information avec professionnalisme;
  • Répondre aux appels et courriels entrants en assurant le traitement des demandes et les suivis;
  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant;
  • Prendre en charge les appels de service pour l’entretien du bureau, les bris et autres selon les besoins;
  • Gérer les fournitures de bureau, passer les commandes nécessaires et assurer le suivi des stocks;
  • Offrir un support administratif pour la planification et la coordination de réunions y compris la préparation des salles de réunion, les fournitures requises, le service de traiteur, les invitations et les suivis;
  • Contribuer à la préparation de documents et à leur mise en page avec les logiciels Word, Excel ou Power Point;
  • Assurer le suivi et la gestion des archives avec le fournisseur externe et les équipes internes;
  • Procéder à la réception et au traitement des dons reçus en personne, par chèques ou par téléphone;
  • Apporter un support au traitement des dons durant les périodes de pointe, les vacances et autres absences de la personne responsable du traitement des dons;
  • Collaborer à maintenir la base de données à jour en traitant les changements d’adresse et autres demandes de changement;
  • Contribuer au traitement des demandes relatives à la retransmission de reçus pour les dons ;
  • Apporter un support administratif pour le scannage, le classement, l’entrée de données et le téléchargement d’informations et documents dans les systèmes informatiques.
  • Apporter un support administratif et clérical selon les besoins et les priorités de la Fondation.

Formation et expérience :

  • Diplôme en bureautique, secrétariat, administration ou l’équivalent.
  • 3 à 5 ans d’expérience en tant que réceptionniste ou dans un rôle administratif similaire.
  • Expérience dans le secteur de philanthropie et connaissance du logiciel Raiser’s Edge, un atout.

Compétences et habilités professionnelles :

  • Reconnu(e) pour sa ponctualité, sa fiabilité et sa discrétion dans le traitement d’information;
  • Aptitude à créer un environnement accueillant et à démontrer une attitude professionnelle en toutes circonstances;
  • Capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives pour améliorer les processus et résoudre des situations problématiques.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler avec autonomie;
  • Bon sens de l’organisation et habile à prioriser efficacement les responsabilités afin de respecter les délais;
  • Excellentes connaissances informatique : Microsoft Office (Word, Power Point, Excel, Outlook);
  • Ce poste demande, sur une base quotidienne d’offrir un service à la clientèle et de communiquer, tant à l’oral qu’à l’écrit avec des donateurs francophones et anglophones. Les tâches principales du poste nécessitent une bonne maîtrise du français et de l’anglais, afin de pouvoir réaliser les responsabilités de celui-ci.

Principales conditions d’emploi

  • Poste permanent à temps plein, 35 heures/semaine du lundi au vendredi de 9h à 17h;
  • Poste en présentiel;
  • Salaire concurrentiel;
  • Trois semaines de vacances à l’embauche et autres congés mobiles;
  • REER avec cotisation de l’employeur;
  • Assurances collectives avec cotisation de l’employeur;
  • Entrée en fonction : dès que possible

Merci de faire parvenir votre candidature cv@mghfoundation.com

Nous vous remercions de votre intérêt pour le poste et la Fondation, veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.