Responsable, traitement des dons et base de données

Nous recherchons un(e) Responsable du traitement des dons et de la base de données, qui est motivé par le traitement de diverses tâches administratives, qui a le souci de la précision, qui s’intéresse à l’évolution technologique et pour qui le service client est une priorité.

Relevant de la Conseillère principale, Campagnes annuelles, la personne titulaire du poste prendra en charge l’ensemble des tâches administratives reliées au traitement des différents types de dons et veillera à l’intégrité des données ainsi qu’à l’optimisation de l’utilisation de notre système de gestion de la relation client (CRM).

Principales responsabilités

Traitement des dons
• Traiter quotidiennement les dons en tenant compte des différents fonds et projets associés;
• Collaborer et assurer la coordination avec notre partenaire externe pour la gestion des dons automatisés;
• Assurer l’émission et l’envoi des reçus de dons, dans le respect des lignes directrices de l’Agence de revenu du Canada;
• Communiquer avec les donateurs afin de résoudre toutes situations problématiques dans le traitement de leurs dons (chèques retournés, paiements par carte de crédit non acceptés, etc.);
• S’assure de l’envoi des communications à l’attention des familles pour les dons « en mémoire » et « en l’honneur »;
• Préparer et effectuer les dépôts bancaires;
• Optimiser et mettre à jour les procédures de travail relatives au traitement des dons;
• Réaliser l’ensemble de ses tâches avec précision, intégrité, autonomie et dans les délais prévus.

Maintien et optimisation de la base de données
• Assurer l’intégrité des données relatives aux donateurs et aux dons afin d’en garantir l’exactitude et la qualité (création des dossiers de donateurs et prospects, mise à jour des informations, nettoyage des doublons, audit régulier des données, etc);
• Agir à titre de personne-ressource pour l’utilisation du CRM auprès des collaborateurs en répondant aux questions et en conseillant les membres de l’équipe pour son utilisation;
• Effectuer une veille constante sur les sur les nouvelles fonctionnalités du CRM;
• Identifier les opportunités d’optimisation du CRM, proposer des améliorations;
• Coordonner et assurer l’implantation des projets d’amélioration du CRM;
• Améliorer et documenter les procédures d’utilisation du CRM.

Autres tâches
• En alternance avec d’autres membres de l’équipe, assurer le service à la clientèle à la réception, lorsque l’adjoint administratif est absent et durant son heure de lunch (répondre aux appels et courriels entrants, accueillir les visiteurs et donateurs, etc.);
• Toutes autres tâches administratives connexes en soutien à l’équipe.

Profil recherché
• 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Technique en administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente;
• Aisance avec les outils informatiques, facilité à apprendre l’utilisation de nouveaux outils et logiciels.
• Connaissance du logiciel Raiser’s Edge, un atout;
• Capacité à gérer des informations confidentielles, des priorités multiples et des échéances serrées tout en prêtant attention aux détails;
• Excellent sens du service à la clientèle et de l’accompagnement client;
• Capacité à exécuter ses responsabilités avec autonomie;
• Capacité à identifier des zones d’amélioration et proposer des solutions;
• Ce poste demande, sur une base quotidienne d’offrir un service à la clientèle et de communiquer, tant à l’oral qu’à l’écrit avec des donateurs francophones et anglophones tout en préservant la confidentialité. Les tâches principales du poste nécessitent donc une bonne maîtrise du français et de l’anglais, afin de pouvoir réaliser les responsabilités de celui-ci.

Principales conditions d’emploi
• Poste permanent à temps plein, 35 heures/semaine du lundi au vendredi;
• Possibilité de travail en mode hybride après la période de formation;
• Salaire concurrentiel;
• Trois semaines de vacances à l’embauche et autres congés mobiles;
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur;
• Assurances collectives avec cotisation de l’employeur;
• Entrée en fonction : dès que possible.

Merci de faire parvenir votre candidature cv@fondationhgm.com

Nous vous remercions de votre intérêt pour le poste et la Fondation, veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.